「仕事」での優秀なコーディネート事例
【仕事01】総務担当の不在の明確化
2級UDコーディネーター
社内では総務部署において、さらに様々な担当に分かれています。全員シフト勤務の為、手続きに来た際、どの担当が今日が休みなのかを確認するのに時間がかかっていました。そこで、総務の各自が、担当業務と名前を書いた立て札を作りました。 出勤時はその立て札をデスクに置きます。 休みの人の立て札は、入り口にまとめておくようにしました。 別部署から社員が手続きに来た際に、手続きしたい担当が休みの立て札の中にあるかないか、自分が確認出来るので、業務中の人を尋ねて迷惑をかける事なく手続き出来るようになりました。 出勤してしている総務デスクにも、担当業務が明確な立て札があり、迷わず依頼できるようになりました。好評です。
【仕事02】「”不利益”に対する意識向上」
準2級UDコーディネーター 電機機器メーカー
ユニバーサルコーディネーターの講座の中で印象的だったものの１つに、「使いやすくなる利用者を増やす」という内容がありました。私の中に、これは、「＝新たな不利益を生じさせない」という意味合いで入って来ました。 現在は業務用、家庭用 電気製品の品質保証を生業にしており、過去には設計も経験しましたが、よりよい“モノ” を作ることに重きを置いていたように思います。それももちろん大事ですが、思い返してみると、“逆に使いにくくなった”と言われることもあったように思います。講習後の意識は、「この変更・改善を行っても誰も損しない。むしろ・・・」ということが第1になってきたように思います。実際に、「誰も損しない」は口癖になりそうな勢いです。 それは仕事だけではなく、家庭、街中でも同じで、例えば、自立して入れ換えしやすくなった詰め替え洗剤のパック等、「こう変わっても誰も損しないし、使いやすくなったよね、すばらしい。」といった具合です。 準2級の資格を昨年末に頂きましたが、そこから、程なく新型コロナウィルス感染拡大対策で、業務領域が大幅に制限された為、仕事で活かすことはなかなか出来ていませんが、今のうちに意識づけを高めて、来る時に備えようと思っております。
【仕事03】オフィスの電灯スイッチの明確化
準2級UDコーディネーター 情報
オフィスの電灯のスイッチと点灯エリアをわかりやすくしました。私のオフィスでは、フロアの電灯のスイッチパネルが数カ所に点在しています。一箇所につきスイッチボタンが２０個ほどあります。毎朝、一番に出社した人が、全部のスイッチを押して電灯をつけています。さてこの度、新型コロナウイルスが流行し、当社も例に漏れずテレワークをするようになりました。出社していない人の席の付近は点灯する必要はありません。これまで、全部のボタンを押して点灯完了だったものが、点灯するエリアを考えながらボタンを押さなければならなくなりました。フロアの中は、キャビネットや壁などのせいで視界が遮られ、ボタンを押しても電灯がついたかどうか一望できません。勘で押して点灯を確認して、また勘で押しなおして点灯を確認して、、の繰り返しでした。そこで、フロアの平面図をスイッチパネルの上部に貼り、スイッチにはシールを貼りました。平面図では、フロアをエリアごとに色づけし、電灯の位置に番号をふったものを書き込みました。スイッチの方には、エリアに対応する色のシールを貼り、シールには対応する電灯の番号を書きました。狙った場所を一発で点灯できるようになり、これだけのことで、点灯の負担が劇的に減りました。改善ポイントはいろんなところにあると、改めて感じた出来事でした。
【仕事04】照明の消し忘れ
2級UDコーディネーター
職場の私の席の近くに物置があり、扉がなくカーテンで仕切られています。一畳ほどの小部屋が2つあり、手前と奥のそれぞれに照明があります。手前の部屋のスイッチは入り口付近、奥の部屋のスイッチは奥の方にあります。誰かが物置で探し物をした後、奥の照明が消されない事が多く、私がいつも消灯していました。
そこで、奥の照明のスイッチ横に「必ず消して下さい」と書いたPOPを作成し貼り付けました。ところがそれでも消し忘れがなくならないので、なぜだろうと思い探し物をする人をしばらく観察しました。
その結果、ほとんどの人が奥から探し物を始め、最後に手前の部屋を探して出てくるので、背後にある奥の部屋の明かりに気付かないのだと思いました。
「必ず消して下さい」と書いたPOPを出口のカーテン付近に貼り付け、「後ろの電気」と付け加えました。そうすると消し忘れがなくなりました。注意喚起のPOPも貼り付ける場所が少し違うだけで、こんなに結果が違うのかと思い知りました。
【仕事05】活動事例①ホームページリニューアルプロジェクトの運営
準1級UDコーディネーター 教育・研究業
ホームページをリニューアルすることになりました。改善ポイントをディスカッションすると様々な意見が出ます。どの意見も正しい意見ですが、時には両立が難しい意見も出ます。また、全てをかなえることで過剰品質になったり、コストが膨大になったりします。
そのようなことを避けるため、ホームページへの訪問者がどんな人で何を目的に訪問してくるのか、あるいはなんとなく訪問した人がどのようにサイトの中を移動するのかを想像します。そうすることで改善ポイントの優先順位がおのずと見えてきます。さらに、サイト内を移動する中で自分たちが見てほしいと思うページに移動してもらうためにはインターフェイスをどのように作るべきか、必要なリンクは何か、も見えてきます。
プロジェクトメンバーに納得してもらいながら改善の方向性を決めていくとき、ユーザーの想定される行動を説明することで、両立が難しい対策があった場合でも全員が納得しながら方向性を定めることができることを実感します。
【仕事06】「依頼書のテンプレート作成」
準1級UDコーディネーター 印刷業
製品を作るにあたり依頼書という書類が必要になるのですが、担当の営業がそれぞれ記入するため書き方がさまざまで、書いていることはわかるのですが指示としては曖昧で、人によって受け取り方が変わってしまうような書き方が多く、確認のための問い合わせが発生していました。この確認のための問い合わせもすぐに繋がれば良いのですが、営業も外回りをしているためタイミングが合わないと何時間も待たされることになり、作業の手が止まってしまうのが問題でした。そこで、テンプレートを作成することにしました。すでにある依頼書に書き方の例を記入して、人によって指示する場所や文言などがバラバラにならないよう統一を図ることにしました。そのテンプレートを配布したところ、人によってバラバラだった指示が統一され、容易に指示を理解することができるようになりました。営業の新人教育にも生かされており、当然ながら問い合わせも減りました。
【仕事07】テレワーク時代のノウハウ共有
2級UDコーディネーター 製造業
新型コロナウィルスによってテレワーク化が一気に進んだ半面、在宅ではなかなか難しくなってしまったコミュニケーション。オンラインでの会議はカレンダーに予定入力することで可能だが、簡単なコミュニケーションがとりづらくなってしまった。
近くに居ることによる声掛けによる気づきや、ちょっとデスクに行ったついでに質問したりといった事で補完していた情報が減った為、特に業務のルールやノウハウの共有が重要になってきている。
クラウドのツールも多々あるが、業務に特化したTipsや運用変更などはgoogleスプレッドシートで共有している。多数で共同編集するので、最低限のルールも必要なので自分で管理者となっている。
ここで伝わりやすいか、誤解を生まないか等UDの視点がとても活きていると感じている。
【仕事08】「入居者様の私物管理」
2級UDコーディネーター 福祉
私は、特養で働いています。入居者様の生活支援はもちろん、私物管理も行っています。職員はそれぞれ入居者様を担当します。私の担当の入居者様は、入居時にシャンプーを何本かお持ちでした。一本は、浴室へ出し、その他の使わない分は、棚の奥へ仕舞っておきました。ところが、毎日毎日棚の一番前へ、シャンプーのボトルが出されています。入居者様は、寝たきりの方ですので、職員が動かしたものと思われます。ボトルには、商品名とシャンプーの文字が書かれています。どうやら、職員はボトルの形だけで判断しているということがわかりました。保湿クリームのボトルの形と、シャンプーのボトルの形が、似かよっていたのです。そこで『保湿クリーム』『シャンプー』と名前のシールを貼りました。すると、毎日出されていたシャンプーが、棚の奥へ仕舞われたままになりました。一目で判断しやすくすることも、大切なのだと感じました。
【仕事09】テレワーク化に伴う働き方改革
2級UDコーディネーター 通信業
テレワーク化になり、仕事に対する考え方を変えるきっかけになった。以前は自分の担当業務をあまり周囲に共有せず自己完結していたが、テレワークになり、環境的に自分が対応できない場合が日常的に発生するようになっため、引き継ぎできるようにマニュアルを作成したり、体制を作るようにした。
自分しか把握できていない内容を極力なくすようにした。
【仕事10】客先提案用パワーポイントの見やすさ＆作りやすさ向上
準2級UDコーディネーター 製造業
自社の営業部門から、顧客への提案時に使用するパワーポイント資料を見やすく・分かりやすく作るコツはないだろうか、との相談。現状では営業担当者が各々の技術やセンスで自由に作っており、文字の扱いや色使いもバラバラだった。相談に対し、まずは「分かりやすい」と一言で言っても、資料の使用環境や内容、相手が誰かによって「分かりやすい」の条件が変わることを説明。過去の資料の内容確認や、どのような状況で資料を用いて説明を行うのかのヒアリングを行い、最も多かった「対面で、手元のタブレットＰＣに表示した資料で説明」および「A4サイズの紙にスライドを印刷して説明」という状況においてより多くの顧客が「わかりやすい」と感じる資料の作り方を検証・アドバイスした。また、今回の検証で設定した基本の書体・文字サイズや色使いについては、今後誰でもスムーズに資料が作れるようにパワーポイントのスライドマスターとして設定。デフォルトから逐一設定を調節する煩雑さを取り除くことで、誰もがより簡単に分かりやすいプレゼン資料を作りやすくなった。
【仕事11】「新型コロナ感染対策」
準2級UDコーディネーター 製造業
社内での新型コロナ対策に伴い、噴射機での加湿、消毒、スプレーを使用しての空気清浄、様々な取り組みを行っておりますが、消毒のたびに設置個所へ取りに行くことをなくしたい。と考えました。
改善方法として、社員60名分の100mlスプレーボトルを購入し、各個人へ配布、使用しているウエストポーチへ入れ、持ち歩きいつでもどこでも使用できるようにしました。
【仕事12】コロナの影響によりテレワークが推奨されるようになり
準2級UDコーディネーター 企画、デザイン
弊社も準備に取りかかりました。通常通り事務所で仕事をするよりは不便なことはあるのは致し方ないとしても、会社として解決できる方法は何か？まず各スタッフの環境を考えることから始めました。家族の有無、インターネット環境、連絡手段、プリンター・スキャナの有無・・・
そして次に考えたのはコミュニケーションについてです。通常何気なくしていたコミュニケーションが取れず、スタッフが孤独に陥るのは避けたいのでだれでも参加できるチャットの場を新たに作成しました。
朝、会社に来て「おはようございます」から始まり「おつかれさまでした」を伝えるような場所にしました。その他、なにげない日常を話したり、知る機会がなかった趣味の話をすることもあり、それぞれの性格も更によく知ることができています。全てが最適とは言えないまでも、行動に起こすまでに問題解決の準備ができました。この大変な状況下で学ぶことが多くあったのは、少し救いになりました。
【仕事13】「備品の整理」
準2級UDコーディネーター デザイン
本年はオフィスが移転しました。引っ越し業者に頼むとはいえ、荷造りしやすくしておこうと社内を見回したとき、「日々使うものしか入っていない」…と思っていた収納には、何年もそのままであろう、古くなった備品や書籍、書類が多くあることが発覚しました。また、「シールを貼って、何が入っているかある程度わかるようになってる」…と思っていたものも、改めて確認すると、年月を経て中身はバラバラの状態でした。
そこで、収納と中身を見取り図のように図式化し、何がどこに入っているかを把握。次に、古くなったものや現在の業務では不要なものをリストアップし、確認して処分。最後に、残った備品とスペースから場所を決め直し、一目でわかるように整頓。
当初の計画より大仕事となりましたが、会社の歴史とともに「前からあるから何となくこのまま」にしていたものが整理され、使いやすくなったという声もあり、移転後もスムーズに仕事を再開できました。今後も定期的に見直して、環境を維持またはさらに改善していきたいです。
【仕事14】それぞれの役割
2級UDコーディネーター 航空業
私の会社では、「主任」「部長」などの職制とは別に、日常業務に沿った役割があります。本来であれば１つにまとめたいのですが、職制に跨がる形で日常業務の役割が設定されているため、簡単に整理することができません。結果、ある職制には自分たちの役割が異なる職制の役割であると混乱を招いていました。
そこで、現存する役割一覧を切り抜き、職制、日常業務、それぞれの最近の活動をまとめた4枚程度のPPTを作成し、対象者に説明しました。また、職制の役割の一部に日常業務の役割があることも改めて説明しました。すると、自分がどうあるべきかの整理ができたようで、少しずつ皆の動きが変わり、発言も前向きになってきました。
「生活」での優秀なコーディネート事例
【生活01】母の目薬点眼チェック表
2級UDコーディネーター 印刷、印刷機器販売
4月、母が目の手術をすることになった。病院で手術前の説明を受けたところ、手術前の3日間（1日5回）点眼する目薬が1種、手術後2週間以上点眼するものが3種（1日4回）あるということだった。さらに母は普段から眼科クリニックから処方された、2種類の目薬を点眼している。術前の目薬はクリニックのものと併用可。術後2週間はクリニックの目薬との併用は不可。付き添いで説明を聞いただけで点眼の多さ、ややこしさにうなった。母の手術は両眼で、片方ずつ2週間空けて行われた。片方の目の術後2週間の最後の3日は術後術前の点眼が入り交じり、とても複雑になる。高齢の母がフリーズしてしまったため、「点眼チェック表」を作成し、母に使用してもらった。1日のメニューとして以下のものを日数分のチェック表をさくせいした。目薬の種類ごとに色分けし、「右目」「左目」「右左」と1日の回数を「1回目」「2回目」と書き添えた。
●手術1回目3日前 両眼：クリニック2種1回ずつ 手術前の目：術前点眼5回
●手術1回目後 手術した目：3種類4回 手術していない目：クリニックの目薬2種1回ずつ
●手術1回目後2回目手術3日前 手術した目：術後3種類4回のみ 手術前の目：術前点眼5回+クリニックの目薬2種1回ずつ
●両眼手術後 両眼：術後3種類4回のみ クリニックの目薬は併用しない
最初は軽くパニックになっていた母もチェック表を見ながら説明をするとかなりキチンと点眼することができた。高齢者で呑み込みが悪くなっていても可視化してきちんと説明すれば、理解しやすいことを改めて認識した。病院にも持参して看護師さんに褒められた。
【生活02】父と母のけんか
2級UDコーディネーター サービス業
昨年、母（７０代後半）が乳がんになりその影響で、それまで車椅子ではあるものの自分の事はある程度自分でできていましたが、全くできなくなりました。私たち子供（３姉妹）は一緒に暮らしていないため、定期的に通わねばならない病院への準備を父が全てしなければなりません。
私が送迎を担当するのですが、どんどん服装がとんちんかんになっていました。母に聞くと当初はちゃんと洋服の指示を出していたようなのですが、ファッションにうとい父とのやり取りで小さな喧嘩がおこるのでうんざりし、我慢して何も言わなくなったようです。そうすると、髪も肌も色々な身だしなみに諦めが出たようで、だらしなくなってきました。また、些細なことで言い争いが増えたようで、よく呼び出されました。
そこで、私たち３姉妹が実家へ行くときには毎回、母の好きな洋服を取り出しやすい場所へ配置換えしました。
洗濯して取り入れて片付けるのも父ですので、入いるスペースを空けて、そこにしか入れられないようにしました。
母のご機嫌も良くなり、白髪染めやパーマまであてていました。父も小綺麗にしている母を見てうれしそうでした。今のところけんかもなくなったようです。
【生活03】小学校３年生の娘の片付け
準2級UDコーディネーター サービス業
我が家の娘は一人っ子。お片付けが苦手。おしゃれは大好きな小学校3年生。昨年から髪の毛のおしゃれに興味を持ち始め…かごに保管していただけだった為ピンやらゴムやら家のあちらこちらに放置状態でした。いざ使おうとするとお気に入りのピンやゴムが見当たらない！それを探すのに色んな所をぐちゃぐちゃにしてしまいます。どうしたら片付けしやすく、楽しく片付けができるか考え、クリアーな仕切りのありフタが閉まるケースをいくつか用意し、渡してみました。最初は、どのようにしたら取り出しやすいかピングループ、ゴムの色を分けて収納するなどからスタートしました。はじめの頃は、しぶしぶのお片付けでしたが、ピンとゴムを色別の分けることが楽しくなってきたようです。放置状態もなくなり、娘も「とても気持ち良くて、楽しいよ！」と笑顔です。今では、他のモノにも必要な物の置き場を自分で決め、しっかりと戻してくれるようになりました。使いやすさ、分かりやすさを意識することで、家族間でのストレスもなくなり、以前より雷のように「片付けて」と言わなくなったと、活動事例を入力して気づきました。
【生活04】散らからない工夫
2級UDコーディネーター 主婦
私は気付くと家中に物が散乱している、ということが多々あります。片付けが苦手という意識はあったので、上手に片付けられるよう収納場所を決め、きっちり分類しているものの、それでもなお散らかってしまっていました。その度に収納場所を確保して、より上手に収納できるように、と工夫していたのですが、なかなかうまく行きません。
特に洗面所周辺と子供達の学校の物を収納する棚がひどく、ある時「急いでいるときに散らかしている」ということに気付きました。もとに戻すべき場所があっても、急いでいてそこに戻す前に無意識に手前においてしまう。
収納することばかり考えていたために、きっちり戻さないと片付かないようになってしまており、それが手間になって「もとに戻す」という単純な作業ができなかったのです。
そこで、使う頻度の高いものはワンステップでしまえるよう収納を見直し、さらに「とりあえずの場所」として、学校から配られるプリント等を入れられる場所を作りました。すぐにどうするか判断できないものを入れられる場所を作ったことで、収納場所に迷い、その結果放置してしまうということを防ぐことができました。
未だに無意識に放置してしまっているものはありますが、気づいたときに片手でもすぐしまえるようにしたことで、「片付ける」ではなく「ついでに戻す」という作業に変わり、すっきりした状態を保てるようになりました。
【生活05】テレワークで家の中の配置や過ごし方を見直しました
準1級UDコーディネーター 製造業
緊急事態宣言下、初めてテレワークを経験し、大学生と中学生との共同生活のため、感染防止にも配慮して家の中の配置や過ごし方を変えました。
オンラインでの講義をイヤホンを使って受講していると、周りからは今が講義中なのかがわかりにくいので、大学生の部屋の前には日課を書いたボードを立て、今が講義中かどうか、いつなら声をかけても大丈夫かわかるようにしました。大学生本人は、それまでは講義中部屋を閉め切らないと落ち着かない様子だったのが、部屋を開放しても講義に集中できるようになったようでしたし、家族のコミュニケーションがとりやすくなりました。
自宅学習を続ける中学生は、休校期間を自立して学習し続けるために、まずは教科書全部を並べて卒業までに学ぶ全体を見通し、休校期間に何ができるようになっていたいか、そうなれたかを何で確認できるか、自分で確認できるやり方を一緒に考えてビジョン設計をしました。このことが学校再開後の学習への取り組み方にも良い影響を与えてくれているようです。
自身のテレワークでは、やりとりする相手と互いに在宅勤務という状況に配慮し、手近に資料やオフィス環境が整っていなくても対応しやすいよう、小さい画面サイズでも見やすいページレイアウトやページ数、参考データによる補足など１通で完結する資料作りを心掛けました。多様性への配慮がこれまで以上に求められる今、UDC視点での気づきの大切さを感じています。
【生活06】コロナウイルスに感染してしまった場合のペットの世話マニュアル
2級UDコーディネーター 建築業
現在、勤務先ではコロナウイルス感染症対策に追われる中、人ひとりが出来る範囲で努力、奮闘しています。
幸い、私の地域ではまだ感染者の確認はされておりません。我が家では夫婦2人とペット犬の‘もも‘がいます。
対外では手洗い、うがい、マスク着用、備品のアルコール消毒等マニュアル作成など予防啓発に努めております。
そのような中、もし自分が、家族が、感染してしまった場合‘もも‘の世話をどうすれば良いかが一番の不安に思います。夫婦で話し合い‘もも‘の生活・好きなものマニュアルの作成をしました。
もし、第三者に世話をお願いする場合、預かっていただく方、‘もも‘に、出来るだけストレスなく過ごせるよう散歩の時間、食事の量、好きなおやつなど思いつく限りを書き留めました。
日本中の方がいつ感染してもおかしくない状況の中、言葉を発せられない動物、その家族、すべての人のために一日も早い感染終息を願います。
【生活07】【お酒をやめること】
準1級UDコーディネーター 広告・デザイン
それほど量を飲むわけではありませんが、お酒をやめたいと思っていました。
お酒をやめるために家にお酒を置かないということももちろんですが、自分がどういうときに飲みたいかを考えてみました。すると、酔いたいから飲むわけではなく、ゆっくり読書をするときなどリラックスしたいときに何かをつまみながらお酒が飲みたいということに気づきました。
そうであればお酒でなくてもよいのですが、かといってお茶という感じでもないので、ちょっとお酒っぽい感じの飲み物で代替することにしました。梅酒っぽい梅ジュースや、炭酸のきいたレモンスカッシュなどを導入することで、お酒を飲まないリラックスタイムをすごせるようになりました。
【生活08】「買い物活用事例」について
2級UDコーディネーター 教育・サービス
買い物に行く回数を減らし、一度に購入する商品が多くなって来た現在、高齢の母が同じものを何度も買って来てしまう、また、メモを作ってもそれを持ってくるのを忘れてしまい困っていると相談を受け、以下のような対策を考えました。
常にストックを欠かさない物、特に冷蔵庫内で保管している食品関連商品について、重複して購入してしまう傾向がありました。対策としては、書いたり消したりできる薄型のマグネットシートを用意し、3センチ×5センチ程度の大きさにカットし、トランプカードのように冷蔵庫に張り付けました。それぞれに必要な商品名を一つずつ記載し何が何個あるのか見える可をしました。ストックが必要な物は、カードの数が一つになった時にカードを持参して買い物をする事で、同じ物を度々買ってしまう事がなくなりました。また、カードは以前使用していた保険証ケースに入れて持っていく事で、メモを忘れる事も無くなりバッグの中でも見つけやすくなったと喜ばれました。
【生活09】「フードロス減少を目指した取り組み」
1級UDコーディネーター 製造業
3月から５月にかけて新型コロナウィルスの影響で、家族がテレワーク、オンライン授業と家にこもる生活が続きました。通常は自分自身だけで管理している冷蔵庫内の食材を家族が出し入れ、調理する機会が増えました。
その結果、庫内の整理整頓が乱雑になり食材劣化の見落としが増え、生鮮食品を傷めたり、腐らせてしまいフードロスが増えました。フードロスは極力減らしたいと考え、家族の使用状況を休日を中心に観察しました。
観察からは、手前の食材しか使わない、食材の整理が各自バラバラで、適当にドア収納や棚などに食材を戻して、どこに何を置いたか分かりにくくなる等の問題が分かりました。
そこで、家族の誰が使用しても、どの食材をどこに入れるのか、一目瞭然で整理整頓できる半透明の分類ボックスを冷蔵庫内にセットしました。加工食品、肉類、開封済みの粉類等、よく出し入れする食材を６つのボックスに表記、分類する事で、食材の行方不明やフードロスを劇的に減らす事ができました。それに加え、食材を探す時間が大幅に短縮され、調理時間も短くできるという効果もありました。
家族の行動を観察し、全員が使いやすい、わかりやすい仕組みを作ることでフードロス削減ができました。小さな取り組みですが、実利用を考えた生活での取組を御紹介させて頂きました。